Tổng đài điện thoại (PBX: Private Branch eXchange) là thiết bị kết nối các điện thoại nội bộ (trong một công ty, tòa nhà, bệnh viện, trường học,…) để thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài hoặc giữa các điện thoại nội bộ với nhau.

Lợi ích của tổng đài điện thoại:

– Tiết kiệm chi phí: không mất phí cho các cuộc gọi nội bộ, các đường kết nối ra bên ngoài  được dùng chung nên giảm tiền thuê bao hàng tháng.

– Quản lý cuộc gọi: dễ dàng quản lý các cuộc gọi ra vào.

– Giảm nhân sự: tự động trả lời khi khách hàng gọi đến.

– Có thể làm call center chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp.

– Tăng tính chuyên nghiệp cho công ty.

Hướng dẫn lựa chọn tổng đài nội bộ phù hợp cho doanh nghiệp

1. Lựa chọn tổng đài nội bộ phù hợp theo số lượng máy nhánh cần sử dụng

Căn cứ vào quy mô công ty và số lượng máy cần cài đặt hệ thống tổng đài mà lựa chọn các nhà cung cấp khác nhau.

Ví dụ:

– Đối với mô hình công ty từ 30 máy lẻ đến 50 máy nhánh thì bạn nên chọn các loại tổng đài sau: Tổng đài KX-TDA100, KX-TDA100D, tổng đài Siemens Hipath 1150, tổng đài LG LDK1248…

– Đối với mô hình công ty từ 50 máy lẻ đến 120 máy nhánh chọn các loại tổng đài sau: Tổng đài Panasonic KX-TDA100D, KX-TDA200, tổng đài Siemens Hipath 1190, Siemens Hipath 3550, tổng đài LG LDK300…

– Đối với mô hình công ty trên 120 máy nhánh: Tổng đài Panasonic KX-TDA600, KX-TDE600, tổng đài Siemens Hipath 3800…

2. Lựa chọn tổng đài nội bộ theo thương hiệu 

Tại việt nam trong những năm qua có nhiều đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài với chất lượng tốt và ổn định đạt được tin tưởng của đa số người dùng, có thể kể đến các thương hiệu nổi tiếng như Panasonic, grandstream, Siemens, Erission, NEC, LG, … Các doanh nghiệp có thể lựa chọn những cái tên uy tín trên thị trường với chi phí hợp lý…

3. Lựa chọn tổng đài nội bộ theo mục đích sử dụng

Trước khi lựa chọn tổng đài, bạn cần xác định rõ mục đích chính sử dụng tổng đài điện thoại ở công ty bạn. Cụ thể, nhân viên của bạn sẽ dùng tổng đài để liên hệ về vấn đề gì là chủ yếu? Có cần các cuộc gọi nhóm hay chế độ chuyển hướng nhanh cuộc gọi hay không? Nhân viên có thể dùng hệ thống tổng đài để liên lạc với khách hàng hay không?…

Từ đó sẽ giúp bạn xác định được đâu là loại tổng dài phù hợp để sử dụng.

Đối với các công ty có nhiều chi nhánh, nhân viên làm việc không tập trung tại một nơi mà tại nhiều nơi khác nhau thì nên chọn tổng đài IP là vô cùng phù hợp như:  Tổng đài IP grandstream, tổng đài IP Panasonic….

Đối với các đơn vị kinh doanh mô hình cơ bản, cần tổng đài để liên lạc thoại trong nội bộ và gọi ra ngoài thông thường thì bạn có thể chọn loại tổng đài như: Tổng đài Panasonic, tổng đài Siemens, tổng đài LG…